POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INSPECOL CONSULTING AND SERVICES

Versión: 01
Fecha: 16-05-2024
Código: SG-P-12

1. Introducción

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los términos y condiciones bajo los cuales Inspecol Consulting And Service, en adelante «Inspecol Consulting», recopila, almacena, utiliza, circula y suprime los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás titulares de información en desarrollo de sus actividades de prestación de servicios de ingeniería y capacitación certificada en ensayos no destructivos. Esta política se rige por las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como por las demás normas que las complementen, modifiquen o deroguen.

2. Alcance y Ámbito de Aplicación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de la Empresa, sean estos administrados directamente por ella o por un tercero en su nombre. Se exceptúan aquellos datos anonimizados que, por su naturaleza general, no permiten la identificación o individualización de un titular específico.

3. Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4. Principios Rectores

En el tratamiento de datos personales, Inspecol Consulting aplicará y acatará los siguientes principios:

a) Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tema.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de Inspecol Consulting And Services, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales que sean objeto de tratamiento.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y las instrucciones del titular. Por tanto, no podrá hacerse disponible en internet u otros medios, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se manejará adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5. Responsable del Tratamiento

Inspecol Consulting And Services actuará normalmente como responsable del Tratamiento de las bases de datos con información personal de clientes, empleados, proveedores y demás titulares. Pero eventualmente podría ser Encargado. En cualquiera de estos casos, la Empresa podrá ser contactada y se encuentra identificada de la siguiente manera:

Razón social: INSPECOL CONSULTING AND SERVICE S.A.S
Domicilio Social: Bogotá D.C., Colombia.
Nit: 900912099-7
Dirección: Calle 138 N 46-24
Correo electrónico: servicioalcliente@inspecolservices.com

6. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales administrados por La Empresa serán utilizados para las siguientes finalidades:

Respecto de la base de datos de nuestros Clientes:

Para proveer servicios y productos requeridos.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
Informar sobre cambios en productos o servicios.
Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.
Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos), y la realización de las mismas en redes sociales.
Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio.
Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que Inspecol Consulting desarrolla.
Controlar el acceso a las oficinas e instalaciones de Inspecol Consulting, incluyendo la implementación de zonas video-vigiladas.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de Inspecol Consulting y en sus Bases de Datos comerciales y operativas.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Inspecol Consulting.

Respecto de la Base de Datos de nuestros empleados y proveedores:

Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos propios de la operación, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de Inspecol Consulting y asistir en su utilización.
Planificar actividades empresariales.
Controlar el acceso a la oficina de Inspecol Consulting y establecer medidas de seguridad.
Registrar a los proveedores en los sistemas de Inspecol Consulting y procesar sus pagos.
Realizar capacitaciones.
Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de Inspecol Consulting y en sus Bases de Datos comerciales y operativas.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Inspecol Consulting.

En ningún caso se realizará tratamiento de datos personales para una finalidad distinta a las aquí establecidas y debidamente informadas al titular, salvo que medie una nueva autorización del mismo.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con la normativa aplicable, los titulares de datos personales tratados por La Empresa tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En ejercicio de los derechos anteriormente listados podrá realizar las consultas que resulten pertinentes y realizar los reclamos que entienda necesarios de cara a garantizar el respeto de los mismos.

8. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Es responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales, la Gerencia y de Cumplimiento y puede ser ubicada en Calle 138 N 46-24, en la ciudad de Bogotá, Colombia, y en el correo electrónico servicioalcliente@inspecolservices.com.

La Gerencia y de Cumplimiento de la Empresa asumirá el rol de oficial de protección de Datos Personales de Inspecol Consulting y sus funciones principales consistirán en garantizar el adecuado Tratamiento y protección de la información personal utilizada en la operación de Inspecol Consulting, así como asegurar la atención oportuna, de acuerdo con lo establecido en la ley aplicable, de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con la protección de Datos Personales.

9. Datos Sensibles

En desarrollo de su actividad comercial, Inspecol Consulting realiza Tratamiento de Datos Sensibles para propósitos específicos. Por ejemplo, recopila, usa, y almacena Datos de salud e incapacidades laborales de sus trabajadores. Inspecol Consulting sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.

Datos sensibles en menores de edad: La Empresa hace Tratamiento de Datos Sensibles más no de menores de edad. No obstante, de lo anterior, se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, los cuales establecen los Datos Sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescente.

10. Medidas de Seguridad

Inspecol Consulting se encargará de la protección de los Datos Personales, tramitará las solicitudes de los Titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de los mismos. Teniendo en cuenta que el presente documento busca dar cumplimiento a las normas que regulan la protección del derecho de habeas data consagrado en la constitución, las leyes estatutarias sobre la materia y los reglamentos que expida el Gobierno Nacional para tal propósito, la interpretación de las políticas de la entidad estará en todo momento subordinada al contenido de tales disposiciones superiores, por lo que en caso de incompatibilidad o contradicción entre las presentes políticas y la normatividad superior será aplicable esta última.

11. Vigencia

Los Datos Personales bajo el control de Inspecol Consulting serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

La presente política rige en Mayo del 2024.

Cindy Paola García Diaz
Gerente General Inspecol Consulting And Service

Política de privacidad